Word文档超过20MB如何缩小？

当您的Word文档体积超过20MB时，可能会遇到以下问题：

• 打开或保存速度变慢
• 无法通过邮件附件发送
• 上传到网盘或协作平台失败
• 占用过多本地存储空间

常见导致Word文件过大的原因

• 高分辨率图片：文档中插入了未经压缩的原始图片
• 嵌入字体：启用了“嵌入字体”功能
• 冗余格式与样式：复制粘贴内容带入大量隐藏格式
• OLE对象或嵌入文件：如Excel表格、PDF等嵌入内容
• 版本历史或修订记录：未清理的修订和注释信息

有效压缩Word文档的方法

1. 压缩文档中的图片

在Word中选中任意图片 → 点击“图片格式”选项卡 → 选择“压缩图片” → 取消勾选“仅应用于此图片”，并选择“Web（150ppi）”或“电子邮件（96ppi）”分辨率。

2. 删除嵌入字体

点击“文件” → “选项” → “保存” → 取消勾选“将字体嵌入文件”。注意：接收方需安装相同字体以确保显示一致。

3. 清理格式与样式

全选文档（Ctrl+A）→ 按 Ctrl+Space 清除字符格式，或使用“开始”选项卡中的“清除所有格式”按钮。

4. 移除隐藏数据和元信息

点击“文件” → “信息” → “检查文档” → 运行“文档检查器”，删除注释、修订、文档属性等隐藏内容。

5. 将文档另存为新文件

有时旧文档积累大量碎片数据。可复制全部内容到一个新建的空白Word文档中，再重新保存，往往能显著减小体积。

6. 转换为PDF再转回（谨慎使用）

若对格式要求不高，可先将Word转为PDF，再用OCR工具转回Word。此法适用于以文字为主的文档，但可能丢失复杂排版。

小贴士

定期清理文档、避免直接插入超大图、优先使用链接而非嵌入对象，可从源头控制文件大小。